Anonimowe ankiety dla pracowników i bezpieczeństwo danych
Anonimowe ankiety dla pracowników w Optymistyczne pokazują wyniki wyłącznie dla grup od 5 odpowiedzi, bez adresów przy odpowiedziach. Komentarze nie zawierają danych osobowych, a dostęp do raportów zależy od zakresu planu i roli. Każdy plan obejmuje umowę powierzenia danych. Dane są przechowywane u zaufanego dostawcy hostingu, a transmisja danych jest szyfrowana.
Anonimowe wyniki
Próg anonimowości
Od 5 odpowiedzi
| Grupa | Odpowiedzi | Indeks |
|---|---|---|
| Księgowość | 8 | 70 |
| Sprzedaż | 15 | 76 |
| Obsługa klienta | 21 | 68 |
| Grupa ukryta | < 5 |
Rola i dostęp
Firma i Korporacja- Administrator
- Zarządzanie kontem
- HR
- Praca z pomiarem
- Kierownik
- Wyniki działu
- Zarząd
- Raport PDF
Korporacja
01
Odczytuj wyniki dopiero od 5 odpowiedzi w grupie
Próg anonimowości
Liczba udzielonych odpowiedzi
< 5
odpowiedzi
Wynik ukryty
8
odpowiedzi
70
Indeks
Wynik zbiorczy jest dostępny dla grup od 5 odpowiedzi. Liczy się liczba udzielonych odpowiedzi, a nie sama liczebność działu w strukturze firmy. Jeśli w większym dziale odpowiada zbyt mało osób, nie daje to podstawy do pokazania jego osobnego wyniku. Zasada obowiązuje przy odczytywaniu raportów oraz porównywaniu obszarów organizacji.
Próg pomaga zachować granicę między analizą warunków pracy a oceną pojedynczego pracownika. Nie obchodź go przez zestawianie małych grup lub zestawień, które pozwalają domyślić się cudzej odpowiedzi. Rozmowa o raporcie dotyczy sytuacji zespołu i decyzji organizacyjnych. Nie służy ustalaniu, kto ocenia przełożonego pozytywnie, a kto krytycznie.
Przed zaproszeniem do ankiety wyjaśnij zespołowi, jak działa próg. Pracownik powinien znać te zasady przed wypełnieniem formularza. Opis przebiegu pomiaru łączy je z raportem miesięcznym oraz planem działań. Uczciwe zaproszenie mówi, po co zbierasz opinie i w jaki sposób wracasz do nich z pracownikami.
02
Nie przypisuj odpowiedzi do adresu pracownika
Przy odpowiedziach nie ma adresów mailowych. Zaproszenie wysłane mailem nie oznacza, że kierownik otrzymuje zestaw ocen podpisany adresem pracownika. Ankietę można otworzyć także linkiem, kodem QR lub przez kiosk. Dostęp przez QR i kiosk obejmuje wszystkie plany, również dla zespołów bez służbowych skrzynek i stałego komputera.
Komentarze otwarte służą opisaniu warunków pracy. Pisz bez danych osobowych, nazwisk, adresów i szczegółów pozwalających rozpoznać inną osobę. Opisuj problem w procesie, komunikacji lub obciążeniu zespołu. Nie wykorzystuj komentarza jako kanału do przekazywania prywatnych informacji o współpracownikach. Konkretny opis sytuacji nie wymaga wskazywania jej uczestników z imienia i nazwiska.
Przy czytaniu komentarzy nie szukaj autora po stylu wypowiedzi, grafiku czy treści rozmowy. Kierownik potrzebuje informacji o warunkach, które może zmienić. Zarząd potrzebuje obrazu sytuacji do decyzji. Te cele nie wymagają identyfikacji odpowiadającego. Jeśli wyjaśniasz zespołowi ankietę pracowniczą, podkreśl również odpowiedzialność osób, które później korzystają z raportów.
03
Przydziel role zgodnie z odpowiedzialnością
Role obejmują plany Firma i Korporacja. Administrator odpowiada za zarządzanie kontem, HR za prowadzenie pracy z pomiarem, kierownik działu za wyniki w swoim zakresie, a zarząd za informacje potrzebne do decyzji. Dostęp dopasowujesz do odpowiedzialności, zamiast przekazywać wszystkim ten sam zakres. Plan Zespół nie obejmuje funkcji ról.
Przydzielenie roli nie znosi anonimowości. Administrator, HR ani zarząd nie otrzymują prawa do oglądania wyników grup poniżej progu 5 odpowiedzi. Jednostronicowy raport PDF porządkuje obraz sytuacji dla decydentów bez potrzeby przekazywania każdej osobie szczegółowych zestawień. Praca zarządu z raportem skupia się na indeksie, trendzie, ryzyku rotacji i decyzjach.
Po zmianie obowiązków pracownika sprawdź jego dostęp do konta. Unikaj korzystania ze wspólnych danych logowania i przekazywania raportów osobom, które nie potrzebują ich do pracy. Eksport CSV lub XLSX jest dostępny w każdym planie, dlatego zasady korzystania z plików powinny być tak samo jasne jak zasady dostępu do panelu.
04
Korzystaj z SSO SAML i rejestru zdarzeń
Plan Korporacja obejmuje SSO SAML, role oraz rejestr zdarzeń. SSO SAML pozwala powiązać logowanie z firmowym systemem tożsamości. Rejestr zdarzeń wspiera nadzór nad korzystaniem z konta. Te funkcje dotyczą dostępu do narzędzia i nie tworzą powiązania adresu pracownika z treścią udzielonych przez niego odpowiedzi.
Korporacja obejmuje SLA 99,9 procent. To zobowiązanie dotyczące dostępności usługi w tym planie, obok rozwiązań do zarządzania dostępem w większej organizacji. Korporacja obsługuje do 2 000 osób, strukturę wielopoziomową, dowolny harmonogram oraz API. Przy doborze planu oddziel potrzeby związane z tożsamością i nadzorem od samej liczby uczestników pomiaru.
Plan Firma obejmuje role, bez SSO SAML, rejestru zdarzeń i SLA Korporacji. Umowa powierzenia danych pozostaje dostępna we wszystkich planach. Zestaw wymagania własnej organizacji z cennikiem badania satysfakcji pracowników. Jasny zakres pomaga wybrać rozwiązanie zgodne ze sposobem zarządzania dostępem, bez przypisywania funkcji jednego planu pozostałym.
05
Dane są przechowywane u zaufanego dostawcy hostingu
Przechowywanie i transmisja
Szyfrowana transmisja
Umowa powierzenia danych
Każdy plan
Transmisja danych jest szyfrowana, a dostęp do serwerów mają wyłącznie upoważnione osoby. Te zasady obejmują pracę z usługą, w której firma zarządza pomiarem, a pracownicy udzielają odpowiedzi. Ochrona serwerów i zabezpieczenie transmisji są częścią opisu usługi, obok progu raportowania oraz rozdzielenia zaproszeń od odpowiedzi.
Każdy plan obejmuje umowę powierzenia danych. Dokument porządkuje zakres i zasady przetwarzania w relacji z firmą korzystającą z narzędzia. Przed rozpoczęciem pomiaru uwzględnij go w swoim procesie zakupowym i informacyjnym. Osoby odpowiedzialne za ochronę danych powinny znać sposób działania ankiety, zakres informacji w koncie oraz reguły korzystania z raportów.
Szyfrowanie transmisji nie zastępuje dobrych zasad po stronie organizacji. Dbaj o dostęp do urządzeń, kont i pobranych raportów. Nie rozsyłaj plików szerzej, niż wymaga cel działania. Wątpliwości dotyczące przetwarzania wyjaśniaj z administratorem serwisu optymistyczne.pl pod adresem [email protected]. Nie przesyłaj w takim zapytaniu cudzych odpowiedzi ani danych, które nie są potrzebne do opisania sprawy.
06
Zachowaj granicę między raportem a profilem publicznym
Raport firmowy i profil w rankingu mają różne zakresy. Ranking pracodawców obejmuje firmy z certyfikatem oraz zgodą na publikację. Nie publikuje odpowiedzi, komentarzy ani danych działów poniżej 5 osób. Zgoda na obecność firmy w rankingu nie oznacza udostępnienia publicznie materiału, który pracownik wpisuje do ankiety.
Po zakończeniu umowy dane są usuwane zgodnie z zasadami określonymi w dokumentach usługi i umowie powierzenia. Zapoznaj się z nimi przy planowaniu zakończenia współpracy i uporządkuj własne kopie eksportów. Informacje dotyczące przetwarzania opisuje także polityka prywatności. Pytania w sprawie danych kieruj na [email protected].
Jeśli chcesz poznać sposób prezentacji wyniku przed wyborem planu, Zmierz optymizm w jednorazowym demo na stronie głównej bez konta. Zespołowy pomiar w abonamencie opiera się na odpowiedziach pracowników. Przed wysyłką ustal osoby odpowiedzialne za konto, harmonogram i komunikację zasad. Konto daje miejsce do regularnej pracy z wynikiem z zachowaniem opisanych granic dostępu.
FAQ
Od ilu odpowiedzi widać wynik grupy?
Wynik jest widoczny od 5 odpowiedzi w grupie. Sama liczba osób przypisanych do działu nie wystarcza. Zasada dotyczy również osób z rolą administratora, HR, kierownika działu i zarządu.
Czy kierownik widzi adres przy odpowiedzi?
Nie. Przy odpowiedziach nie ma adresów mailowych. Raport służy analizie zbiorczej sytuacji zespołu. Komentarze należy pisać bez danych osobowych i szczegółów pozwalających rozpoznać konkretne osoby.
Czy umowa powierzenia obejmuje każdy plan?
Tak. Umowa powierzenia danych obejmuje plany Zespół, Firma i Korporacja. SSO SAML, rejestr zdarzeń oraz SLA 99,9 procent są elementami planu Korporacja. Role obejmują Firmę i Korporację.
Gdzie zgłosić sprawę dotyczącą danych?
Napisz na [email protected] do administratora serwisu optymistyczne.pl. Opisz sprawę bez dołączania niepotrzebnych danych osobowych. Dane są przechowywane u zaufanego dostawcy hostingu i usuwane po zakończeniu umowy zgodnie z jej zasadami.
Zmierz optymizm zespołu jeszcze dziś
Zacznij od demo i zobacz, jak czytać wynik. Załóż konto, aby odkryć raport demonstracyjny i kolejne rekomendacje.